VOPI – Občina Koper

Dokumentni sistem za vodenje postopkov in pisarniško poslovanje

Kartotečni sistem v glavni pisarni takratne Občine Koper leta 1994 (foto B.V.)

Izziv

Uredba o pisarniškem poslovanju je leta 1994 odpravila ročno vodenje kartotečnega kazala zadev in dokumentov v obliki kartic ter predpisala računalniško vodeno evidenco upravnih zadev v glavni pisarni.

Rešitev

Leta 1994 smo z Občino Koper odprli projekt UPZA – Vodenje upravnih zadev in razvili sistem elektronskega evidentiranja upravnih zadev in dokumentov v glavni pisarni občinske uprave takratne občine Koper.

Sprva je projekt predvideval zgolj evidentiranje, torej samo zamenjavo kartic z elektronskimi zapisi. Vendar so se kmalu pokazale mnoge prednosti vpeljanega računalniškega vodenja, tako smo elektronsko evidenco kmalu dogradili tudi s hrambo elektronskih “slik” digitaliziranih dokumentov in z beleženjem vseh dogodkov in trenutnih lokacij posameznih dokumentov in spisov, ki so potovali med uradi.

Na osnovi pridobljenih pozitivnih uporabniških izkušenj in naraščajočih potreb ter želja uporabnikov po nadgradnjah podpore specifičnim procesom na posameznih področjih, smo leta 1998 na podlagi izkušenj z UPZA začeli s projektom VOPI – Vodenje postopkov in pisarniško poslovanje.

Izvedli smo celovit reinženiring sistema UPZA tako, da smo najprej vzpostavili enotno podatkovno skladišče za potrebe vseh procesov, torej ne le za procese vodenja upravnih in neupravnih postopkov v glavni pisarni in evidentiranju nastajajočih izhodnih dokumetov, temveč tudi za potrebe številnih drugih specifičnih procesov reševanja postopkov v posameznih uradih občinske uprave.

Z enotno podatkovno bazo je bila vzpostavljena potrebna podatkovna infrastruktura za nadaljnji razvoj različnih funkcionalnosti novega dokumentnega sistema VOPI. Na posameznih področjih, kot so npr področje družbenih dejavnosti, področje komunalnih prispevkov, področje občinskih poslovnih prostorov, področje urejanja prostora ipd., smo razvili namenske aplikacije, ki so vse izmenjevale podatke s skupnim dokumentnim sistemom VOPI, obenem pa zagotavljale specifično podporo ključnim procesom v posameznih uradih.

Danes skupino aplikacij, ki jo sestavlja dokumentni sistem VOPI in množica namenskih aplikacij, ki izmenjujejo dokumente s sistemom VOPI, imenujemo s “3 PORT-ov Občinski informacijski sistem“ oz. s kratico “3OIS“.

Nadaljnji razvoj dokumentnega sistema VOPI

Nadaljnji razvoj dokumentnega sistema VOPI in namenskih modulov zanj nam, tako kot vsa ta leta, še vedno diktirajo potrebe in želje uporabnikov.

Dokumentni sistem VOPI smo nenehno dograjevali ter prilagajali novim zakonskim spremembam ter predvsem potrebam in željam uporabnikov in seveda razvoju tehnologije. Danes je VOPI modularno sestavljen sistem spletnih aplikacij, kjer osnovne module VOPI-ja dopolnjujejo različni specifični moduli, zaledne spletne storitve in zaledne obdelave, ki dodajajo množico dodatnih funkcionalnosti. Z nekaterimi dodatnimim moduli (OBVO, EVA, iLOKI, iKOPR, iNUSZ,…) se VOPI odpira tudi navzven in nudi zainteresiranim občanom informacije, ki jih za občana sistem pripravi v realnem času.

Za potrebe podpore procesom upravljanja s prostorom, smo razvili tudi geoinformacijsko podporo (GIS) ter lasten pregledovalnik prostorskih podatkov 3MAP. Specifična prednost 3MAP GIS pregledovalnika napram ostalim na trgu je, da zaradi povezav z enotno podatkovno dokumentno bazo VOPI omogoča ne le enostavno pregledovanje različnih grafičnih objektov v prostoru temveč tudi povezovanje z drugimi poslovnimi podatki. S klikom na objekt prikazan v prostoru dobi uporabnik tudi neposreden vpogled v spise in dokumente v dokumentnem sistemu VOPI, ki se nanašajo na objekt (parcelo, stavbo, območje ipd). Vpeljava enotnega nadzora nad uporabniškimi pravicami in pooblastili za delo, ki ga za vse spletne aplikacije izvaja aplikacijski strežnik 3iOS (“3 PORT-ov internetni Operacijski Sistem”) je omogočila, da lahko uslužbenci v uradih glede na svoja pooblastila dostopajo neposredno iz GIS pregledovalnika 3MAP tudi do spisov in dokumentov v dokumentnem sistemu VOPI. Vse s ciljem poenostavitve dela referentom pri reševanju vlog občanov.

Danes je VOPI prilagojen spletni tehnologiji

Danes je VOPI predelan, nadgrajen in prilagojen novim spletnim tehnologijam, zato ga imenujemo VOPI 2.0. Sistem je nameščen na aplikacijskem spletnem strežniku 3iOS.  Za delo z VOPI-jem uporabniki potrebujejo zgolj spletni brskalnik.

VOPI 2.0 je bil leta 2018 certificiran dokumentni sistem in je zaveden v Register elektronske hrambe pri Arhivu Slovenije.

Več o zadnji različici VOPI-ja dobite tukaj …

Arhitektura sistema VOPI