* VOPI/VIP – izhodna pošta
Modul za vodenje izhodne pošte
Aplikacija je namenjena enotnemu evidentiranju izhodne pošte. Z enotnim vodenjem je zagotovljen pregled nad vso odpremljeno pošto ter dodatne funkcionalnosti priprave pošiljk v glavni pisarni oz. v ekspeditu pred odpremo.
VIP je del sistema za pisarniško poslovanje VOPI, lahko pa deluje tudi kot samostojna aplikacija za ročno evidentiranje in opremljanje izhodnih pošiljk.
Aplikacija VIP omogoča tudi:
- izpisovanje povratnic, vročilnic, ovojnic ter nalepk z naslovi – v tajništvih ali v glavni pisarni, odvisno od organizacije dela,
- izpisovanje črtnih kod spremnih številk Pošte za priporočene pošiljke v primeru pogodbe s Pošto,
- izpisovanje črtnih kod občine na povratnice in vročilnice za avtomatično evidentiranje ob povratku le teh,
- evidentiranje datuma dejanske fizične odpreme izhodne pošte,
- izpisovanje dokumenta „Popis oddanih pošiljk“ za predajo poštnemu uradu,
- evidentiranje datumov s prispelih povratnic in vročilnic.
- pregled arhiva odpremljene pošte po različnih iskalnih pogojih
VIP podpira različne korake pri odpremi pošte – delo referenta v uradu (predaja pošte “stranki”), delo v tajništvu urada oz. delo v glavni pisarni (evidentiranje poljubne ostale izhodne pošte, opremljanje ovojnic, izpisovanje seznamov, evidentiranje fizične odpreme).
Izhodna pošta, ki nastane v sistemu za pisarniško poslovanje VOPI (izhodni dokument poslan stranki), se ob akciji “pošiljanje stranki” avtomatsko zabeleži v VIP. Prav tako se v evidenci izhodnega dokumenta, ki se nahaja v spisu VOPI, zabeleži datum vrnjene povratnice oz. vročilnice.
VIP se lahko uporablja tudi kot samostojna aplikacija, saj omogoča evidentiranje vse pošte, in ne le pošte, ki nastaja v sistemu VOPI in se avtomatično beleži v VIP.
