VOPI – dokumentni sistem za vodenje postopkov in pisarniško poslovanje
Dokumentni sistem VOPI (Vodenje postopkov in pisarniško poslovanje) je z računalniško vodeno evidenco zadev in dokumentov, podporo internim postopkom poslovanja ter s hrambo elektronskih slik dokumentov temeljna aplikacija v skupini aplikacij “3OIS – Občinski Informacijski Sistem“.
Dokumentni sistem VOPI je certificiran pri Arhivu Slovenije.
Arhitektura celotnega sistema VOPI
Zgodovina VOPI-ja
Z razvojem celovite podpore na tem področju smo pričeli že leta 1994, ko je takratna Uredba o pisarniškem poslovanju ukinila ročno vodenje kartotečnega kazala zadev in dokumentov ter predpisala računalniško vodeno evidenco v Glavni pisarni.
Dokumentni sistem VOPI podpira celotno področje pisarniškega poslovanja, od sprejemanja vhodnih dokumentov, klasificiranja in odpiranja zadev, vodenja upravnih in drugih postopkov, do izdelave in hrambe poljubnih izhodnih dokumentov znotraj spisov, v katerih se vodijo.
Enotna podatkovna infrastruktura v zaledju ter osrednji nadzor uporabniških pravic zagotavljata pooblaščenim uporabnikom v odvisnosti od dodeljenih pravic ter stopnje zaupnosti dokumentov iskanja po shranjenih dokumentih, vpoglede v evidenčne in prometne podatke ter vpogled v popis zadeve ter v vsebino posameznega dokumenta v zadevi. Enota podatkovna infrastruktura ter osrednji nadzor uporabniških pravic sta bila načrtana z dolgoročno vizijo možnosti postopnih nadgradenj za podporo posameznim specifičnim procesom. Ker te namenske aplikacije vse uporabljajo skupne podatkovne zbirke, lahko danes delujejo kot povezan Občinski informacijski sistem (OIS) in kot nadgradnja dokumentnega sistema VOPI.
Danes je VOPI predelan in dostopen uporabnikom kot spletna aplikacija (VOPI 2.0).
Povezava z GIS
Podatkovna baza dokumentnega sistema VOPI je tesno povezana tudi z GIS bazo prostorskih podatkov. Na ta način je iz dokumentov v dokumentnem sistemu VOPI, ki se vsebinsko nanašajo na prostor (zemljiške parcele), omogočeno:
- neposredno v VOPI-ju prikaz slike parcele, ki je navedena na vlogi;
- prikaz vseh zadev, ki se nanašajo na isto parcelo;
- iz VOPI-ja neposreden skok na pregled slike parcele v pregledovalniku prostorskih podatkov 3MAP, kjer je prikazan seznam vseh zadev , ki se nanašajo na to parcelo;
- skok v 3MAP omogoča s preprostim klikanjem po parcelah pregled vseh zadev, ki se nanašajo na sosednje parcele, kar je močen pripomoček uslužbencem pri reševanju vlog vezanih na prostor;
- iz določenih dokumentov v VOPI-ju zaledni servisi avtomatsko dopolnjujejo nekatere grafične sloje v 3MAP (npr. sloj vseh izdanih gradbenih dovoljenj!), kar omogoča uslužbencem dejansko hiter pregled na dokumente iz slike parcele;
- avtomatska izdelava izhodnih dokumentov v VOPI-ju na podlagi podatkov vloge in prostorskih podatkov (npr. namenska raba prostora, lokacijske informacije, odmera komunalnega prispevka, ipd)
- avtomatska izdelava neuradnih spletnih informacij za občane (npr. namenska raba prostora, lokacijske informacije, izračun komunalnega prispevka, izračun NUSZ ipd), kjer občani hitro pridobijo prvo informacijo o prostoru in s tem se posledično močno razbremenimo pritiska velike količine vlog za izdajo uradnih dokumentov lokacijske informacije.
Druge namenske aplikacije
Dostop do vsebin posameznih spisov v sistemu VOPI je zaradi osrednjega nadzora pravic omogočen tudi drugim namenskim aplikacijam za podporo postopkom (kot npr. 3JSS – upravljanje s skladom nepremičnin), GIS aplikacijam, ki temeljijo na sistemu 3MAP (npr. pregled vseh zadev, ki se nanašajo natrenutno izbrano parcelo v prostoru) ter zalednim servisom, ki z obdelavo evidentiranih dokumentov v VOPI-ju samodejno dopolnjujejo različne grafične sloje (npr. sloj izdanih gradbenih dovoljenj, ipd.)
Za aplikacijo VOPI smo razvili več dodatnih modulov, ki dopolnjujejo funkcionalnosti osnovne aplikacije za vodenje postopkov in pisarniško poslovanje:
- interno obveščanje skupine uporabnikov o dogodkih znotraj sistema VOPI (npr. na UE so izdali novo gradbeno dovoljenje),
- avtomatsko obveščanje strank o dogodkih, ki so vezani na njihovo oddano vlogo,
- izdelovanje periodičnih statističnih poročil o stanju odprtih zadev,
- že omenjena samodejna izdelava lokacijskih informacij na osnovi podatkov iz vloge in iz baze prostorskih podatkov,
- dostop do pregledovanja podatkov preko mobilnih naprav, ipd.
Te dodatne funkcionalnosti lahko vključimo kadarkoli, glede na dosežen obseg prometa z dokumenti in glede na nove konkretne potrebe občine.
