* VOPI/VVP – vhodna pošta

Modul za enotno vodenje vhodne pošte

Aplikacija VVP je namenjena enotnemu evidentiranju, hranjenju ter pregledovanju vse vhodne pošte ne glede na vrsto pošte. Vhodna pošta, ki jo prevzamejo drugi sistemi (npr. vloge, zahtevki in drugi vhodni dokumenti za VOPI, finančni dokumenti, računi za FINANČNI PAKET, ipd) se v Knjigo vhodne pošte beležijo avtomatično s povratno informacijo ob prevzemu.
Pri VVP lahko ločimo (nastavimo) več skupin vhodne pošte, glede na način evidentiranja:

• VOPI vhodna pošta – je vhodna pošta, ki vstopa v sistem za pisarniško poslovanje in vodenje postopkov. Ta pošta se v VVP evidentira avtomatično po zajemu in klasificiranju, ki ga opravi Glavna pisarna v sistemu VOPI ;
• FIN vhodna pošta – je vhodna pošta, ki vstopa v ločen sistem za finančno poslovanje. Ta pošta se v VVP evidentira avtomatično po potrditvi evidentiranja v finančni paket, ki ga opravi Urad za finance;
• OSTALA vhodna pošta – je preostala vhodno pošta, ki ne vstopa v nobenega od zgornjih dveh sistemov in jo zato v Glavni pisarni evidentirajo v VVP z ročnim vnašanjem ter nato distribuirajo v tajništva uradov.
• Vhodna e-pošta – dopisi prispeli na uradni poštni predal občine
• e-VLOGE – vhodni dokumenti, ki so prispeli preko namenskih aplikacij za e-poslovanje občine (vnosni e-obrazci, ki se vključijo na portal občine ali vnosni e-obrazci, ki jih občina implementira na državnem portalu ESJU (Elektronske Storitve Javne Uprave)

Uporabniške pravice in različni nivoji pooblastil za delo z VVP so odvisni od urada in funkcije prijavljenega uporabnika. Uporabniku se dinamično generira njegovim pooblastilom prilagojeno drevo dokumentov z njemu dovoljenimi vpogledi v dokumente. Ločimo naslednje nivoje:

• VVP za predstojnike uradov, za tajništva uradov in za referente v uradih,
• VVP za delavce v glavni pisarni ter za vodjo glavne pisarne oz. za nadzornika z najvišjimi pooblastili  (glede na postopke dela imajo delavci v Glavni pisarni podprte v VVP dodatne funkcionalnosti, ki jih ostali uradi nimajo, npr. izpisovanje nalepk s črtnimi kodami).

Uporabnikom VVP se pravice prevzamejo iz centralnega sistema za nastavljanje pravic in so identične pravicam, ki jih imajo v sistemu za pisarniško poslovanje VOPI.

VVP se lahko uporablja tudi kot samostojna aplikacija, saj omogoča ročno evidentiranje vse pošte, brez povezav na ostale sisteme, ki ob prevzemu pošte avtomatično zabeležijo dogodek tudi v VVP.