* VOPI-sken

 Modul za zajem skeniranih dokumentov

(ta modul je že integriran v VOPI/VPP modul za vodenje vhodne pošte)

Z uporabo sistema VOPI za vodenje postopkov in pisarniško poslovanje se kmalu pokažejo dodatne prednosti vpeljave računalniške podpore – dokumenti v elektronski obliki so uporabnikom dostopni takoj, isti dokument lahko hkrati pregleduje več uporabnikov, nadzor nad dostopom do dokumentov je odvisen od nivoja pooblastil uporabnika in stopnje zaupnosti dokumenta, sistem omogoča iskanja elektronskih dokumentov po različnih kriterijih, papirni originali ostajajo varno shranjeni v klasičnem arhivu in zaščiteni pred poškodovanjem ali morebitno izgubo.

S ciljem zagotovitve  vpogledov v vse dokumente tudi v elektronski obliki in imeti vse dokumente shranjene ter dostopne v enem sistemu, na pobudo občine vzpostavimo postopke organizirane in enotne digitalizacije (skeniranja) vseh papirnih vhodnih dokumentov ter vključimo dodatno funkcionalnost za evidentiranje skeniranih vhodnih dokumentov s pomočjo črtne kode. Črtna koda se pri tem uporablja predvsem zaradi hitrejšega vnašanja in lažjega iskanja.

Scenarij dela:

• Vse papirne vhodne dokumente se ob sprejemu opremi z nalepko z enolično črtno kodo ter skenira oz. preda v skeniranje.
• Pri skeniranju dokumentov se elektronska slika dokumenta (običajno v pdf obliki) shrani v čakalno vrsto za vključitev v VOPI.
• V vložišču oz. glavni pisarni se pri evidentiranju pairnega vhodnega dokumenta v VOPI namesto oznake dokumenta vnese oznaka črtne kode – tu zaradi enostavnosti zajema namesto ročnega vtipkavanja kodo odčitamo z ročnim čitalcem črtnih kod

• VOPI poišče ustrezno datoteko v čakalni vrti in datoteko prilepi k evidenčnim podatkom vhodnega dokumenta.
• Če datoteke s tem imenom ni, sistem na to opozori. Če vemo, da dokument še ni bil skeniran, lahko datoteko po skeniranju dodamo tudi naknadno.
• Iskanje po shranjenih vlogah je od sedaj naprej podprto tudi s kriterijem črtne kode (ekran Vhodni dokumenti – Gumb posebni kriterij – Iskanje po črtni kodi).

Potrebna oprema

• namizni čitalec dokumentov formata A4 za skeniranje vhodnih dokumentov
• čitalec črtnih kod (na mestih, kjer se zajemajo vhodni dokumenti v VOPI)
• nalepke s črtnimi kodami